留不住人才?快改裝辦公室吧!

作者 : 本文由Molex供稿

現代工作場所的面貌已經改變;企業員工不必再受困於裝潢沉悶保守、扼殺創造力又使人昏昏欲睡、難以產生工作熱誠的小小格子間。

今日的上班族追求開放靈活的空間——促進協作,又不會使人感覺被牢牢束縛;他們需要四處走動,隨時去到景觀不同的新環境,以便保持高水準的工作表現。

這種新的工作風格促使美國的紙張/包裝/建築材料業者Georgia-Pacific (GP)重新檢討其位於喬治亞州亞特蘭大(Atlanta)市中心的總部「GP 中心」業務流程和作業工序,結果使這處工作場所發生了翻天覆地的變化。GP 以及參與此次改造工作的企業將這一專案稱為 「BlueSky」。

別再搞「格子間」了!

GP 中心自1980 年代落成以來,人們的工作方式已經發生了很大的改變。GP 中心已不再是象徵高效率而又令人嚮往的辦公場所;這個辦公場所的設計只提供獨立的辦公室或格子間,以及面積通常比較大的協作空間,如會議室之類,其設計和裝潢都已經過時,無法促進創新思維,對人才也不再具有吸引力。

會與GP搶人才的大多數主要競爭對手之工作場所,都遠遠比GP中心更現代化。GP 中心已無法滿足目前以及未來在業務與職能上的需求;例如建築內各個會議室的設備互不相通,需要花費額外的力氣才能連線。

目前GP需要更多空間來實現高效率成長 ——該公司一方面難以找到足夠空間來容納新員工,同時需要為辦公空間、電力和水等資源尋找創新使用方式,以減少浪費。

BlueSky 專案大幅改善GP公司在GP中心所佔用的樓層以及許多公用系統,顯著改善員工的工作環境,並強化公司的地位,使其成為一個出色的工作場所,同時成為市中心的一座頂尖辦公大樓。更重要的是,它可以提供更有效率的環境來提高生產力、促成創新以及新的工作方式,從而為公司實現成長與創造價值。

新的 GP 中心在設計與設備上會配合人們目前的工作方式,在未來也會良好發揮作用。進入了新環境的員工,無論是使用哪一種設置都可以減少生產力損失,在工作時發揮事半功倍之效。由於新的GP中心提供了多種工作空間選項,使得員工能夠選擇最適合自己發揮生產力的環境。

新的工作方式

BlueSky 在 2017 年啟動,於 2019 年完工。改造工作涵蓋了 23 個樓層,涉及到的辦公空間面積約有 55萬8,000 平方英呎(EETT編按:約1萬5,680坪),可容納約 3,100 名員工。此外,還開放了 18萬6,000 平方英呎(EETT編按:約5,226坪)的工作空間以配合公司發展,或者出租給第三方公司。

自公司 1982 年開業以來,GP 佔用的大部分樓層都未曾進行過重大改造,空間欠缺高效率的組態和設計,不適合當今協作式工作和行動員工所需要的技術和工作習慣。而且,建築的冷暖空調、接線、照明、洗手間、休息室、傢俱及固定設備全部都需要更換。

為了協助改造工作,GP 成立了一支專案團隊,成員包括工作場所設計公司和公司房地產、人力資源、資訊技術、設施管理、企業溝通和公共事務、稅務部門的內部代表,以及其他樓層最近進行的改造工作中涉及到的人員。此外,每支業務團隊和職能團隊都有一位代表來與專案團隊就其具體需求進行溝通。

此外還召集了一支員工組成的團隊,作為專案團隊的延伸;這些工作人員經過了精挑細選,他們對他人有很大的影響力,有助於在這個新的空間中推動辦公室文化、工作習慣及辦公禮儀的重要變化。

這些團隊共同從事改造工作,解決了 GP 中心工作場所目前存在的各種問題。新規劃的環境以現代的辦公室設計和傢俱來取代了過時的設計與基礎設施,並且加入了新型的高能效通風和照明系統;許多原有的基礎設施系統在改造前就已經到達了使用壽命的末期。

拆除了遮擋自然採光的實心牆,此舉同時可以改善各樓層之間的通風,從而提高了冷暖空調的效能。新的樓層佈局導入了多種工作站與工作空間,提高了協作與團隊工作的效率,與此同時仍然為要求安靜和私密性的工作及對話提供了充足的空間(參考文章上方大圖)。公司領導層為 GP 重新規劃空間,還可以把工作團隊集中於較少的樓層數量,同時釋出額外的空間。

新的洗手間和休息室現在都配備了設計新穎的物聯網功能產品,提高了衛生水準、健康程度,並且降低了營運成本。這些設備更加清潔,並且配備了無接觸洗手液系統,防止感染細菌及交叉污染。預計能源、水、消耗品及清潔人員的整體需求量會隨著這些改善而減少,進而降低營運成本,將這些資源轉用於其他更需要的地方。

 新科技運用:網路骨幹、物聯網、乙太網路供電

這個專案不僅添加了新科技,也全面評估了原有的科技設備,包括員工在不同工作環境所需的設備,以及為各個會議室佈署一致的辦公設備等各個層面。

總是讓員工詬病的無線網路也經過重新設計。無線接取點(WAP)的數量增加了三倍,從而擴大 Wi-Fi 的覆蓋範圍,消除了沒有網路訊號的死角,無線連網的速度也顯著提升;此外加入了對最新款行動裝置的支援,還安裝了蜂巢式 DAS 系統,確保手機訊號的覆蓋(編號為 ANSI/BICSI 006 的《分散式天線系統 (DAS) 設計與實施的最佳實踐》為 DAS 系統的設計和安裝提供了極具價值的資訊)。

微導管

微導管具有各種不同的捆紮組態,含有1到24根中空的8.5 mm×6mm尺寸內部微導管,並且包含高密度的聚乙烯(HDPE) OSP、垂直阻燃級、強制通風阻燃級以及低煙無鹵選項,根據網路中的具體位置而定,在網路基礎設施的設計中可提供極高的靈活性。(圖片來源:Dura-Line)

該專案重點強調了對公司科技基礎設施的升級,從而促成行動運算以及眾多作業工具的無線作業。在建築中運作的核心網路骨幹更換成了氣吹光纜(blown cable)──亦稱為氣吹光纖(blown fiber)或空氣噴射光纖(air-jetted fiber)──技術,並且更換了主要的網路設備,為這家重點關注進階分析法(advanced analytics)的企業提供了所需的更高速度。

GP 原有的垂直阻燃級骨幹(riser backbone)結合了單模和多模光纖,採用了鎧裝護套光纜,佈署在內導管中,佔據了可用核心空間的大部分區域。新型的空氣噴射骨幹包括 2、4、7、19 及 24 路的垂直阻燃級和強制通風阻燃級微導管,形成了光纖通路。

微導管永久性光纖通路的安裝,是會對GP中心內各個光纖專案造成實體中斷的唯一一次作業。微導管光纖通路安裝完成後,GP 立即選擇了對單模垂直阻燃級和強制通風阻燃級的噴射微型光纜進行氣吹或噴射作業,這類光纜的光纖數量主要在 6 至 24 條之間。

現在 GP 可連續重複使用的氣吹光纖通路已經佈署妥當,升級、MAC 作業以及光纖路徑的重新路由(透過微導管接線盒)可以迅速完成,在任何時間任何地點都可輕鬆作業。光纖端接採取的方式通常與傳統幹線的相同。由於進出網路的氣吹微型光纖可以近乎即時的快速佈署完成(每分鐘 250 英呎),因而光纖和頻寬的生命週期是無限的。

吸引 GP 安裝噴射光纖骨幹的主要優點包括:

  • 光纖噴射式在員工看不到的小房間或電信機房(TR)中進行,因此不會對 GP 建築的營運造成實體中斷;
  • 不需要一隊工作人員對地板和天花板進行大規模施工;
  • 不再需要對大型施工隊進行審核來確保實體和網路安全;
  • 不會因為光纖安裝、升級或 MAC 作業而要求例如下午 5 點到凌晨 4 點的奇怪加班時間;
  • 不會產生加班工時;
  • 與傳統的光纜拉線作業相比,只需很短的時間和成本即可完成纜線佈署、升級和 MAC 作業;
  • 光纖和頻寬進行完全、持續與近乎即時的控制。

 

微導管形成了永久性的光纖路徑,通過這些路徑,只需兩位安裝人員即可以高達每分鐘 250 英呎的速度在進出網路的連續無中接端子(網路故障零點)光纖上對任何類型的微型光纜(例如,OS2、OM3、OM4、OM5、彎曲不敏感光纜)進行噴射或吹氣,節省了交由大型安裝團隊處理的高昂成本以及耗費的時間,後者還會造成「拔出光纖」(pull fiber)的問題。

(圖片來源:Dura-Line)

 

採用了噴射光纖技術後,光纖的安裝、MAC 作業及通路的重新路由在正常工作時間即可完成,作業過程遠離GP 總部員工及訪客的視線,同時還可保持改裝工程的美感。

選擇了一個物聯網(IoT)網路平台解決方案作為該座建築的物聯網基礎。由於安裝簡便,該解決方案還顯著降低了成本並減少了對工作場所造成的中斷。解決方案還允許進行大規模的感測器佈署,可在樓層空間中擷取資料,並將其用於與照明、冷暖空調、音視訊、會議室排程及電動遮陽系統等相關的各種整合應用。。

 

GP採用具備物聯網和乙太網路照明功能的整合式平台網路拓撲。

 

乙太網路供電 (PoE)是 GP 網路平台的一個整體組成部分。ANSI/BICSI 007-2017 的《用於智慧建築和廠房的資訊通訊技術設計與實踐》(Information Communication Technology Design and Implementation Practices for Intelligent Buildings and Premises)標準涵蓋了PoE方面的詳細內容,此外還提供了IEEE 802.3中適用於PoE的規範,應當加以遵循。

與GP的資訊技術團隊一起完成了相關的工作,確保會應用適宜的技術以使員工新環境下可實現高生產力。從單獨的作業工具到協同空間中使用的設備,各種技術經過了極大的改進,簡化了連接過程並確保了易用性。

改造後的會議室空間。

改造後的會議室空間。

會議室的音視訊系統進行了重大的升級,可在房間內分享內容,允許其他地點的員工遠端參加會議,效果就如同親臨現場,此外在所有會議空間內都支援視訊會議功能。這一點是憑藉在任何大小房間(從小型會議室到培訓教室)使用共通的音視訊界面來實現的,這樣員工只需要學習一次即可對音視訊進行作業。

音視訊設備採用中繼器來與整合的網路系統進行介面作業。讓中繼器安裝在電路上,利用GHz以下的無線協定來與整合系統通訊。該中繼器還用於控制通過線路電壓供電的LED燈具。

音視訊和WAP採用6A類電纜進行連接,而物聯網供電的照明則專為高功率網路應用而設計,採用超5 類UTP連結。音視訊系統的一些功能特點包括用於業務團隊的會議軟體,以及頂尖的無線簡報功能。規模隨房間的大小而有所不同。

 

GP的音視訊應用中的連結和通訊路徑。

 

數位化背後的生物學

BlueSky採用了頂尖的連網照明系統,滿足了該專案在照明上的典型需求。該照明系統由位於中央的軟體進行控制,建築物中的感測器陣列持續向軟體饋送資料。

GP照明平台的網路拓撲。

 

系統採用了連接到PoE網路交換機的PoE閘道器,可將「IP-PoE」的電力及通訊傳送到各種營運技術(OT) 設備,例如LED燈具、感測器、電動遮陽系統以及中繼器/致動器。

網路照明在這座大樓中隨處可見,這自然意味著整個建築空間都能提供網路基礎設施。這使GP可以在這個物聯網路上佈署形形色色的感測器。專案採用的感測器可探測各種不同類型空間(例如開放式辦公室、會議室、小組討論室、走廊)的佔用情況、空置情況、環境光照水準、燈具功率讀數、溫濕度等等。

整合了感測器的乙太網路供電LED燈具。

整合了感測器的乙太網路供電LED燈具。

感測器在某些情況下會嵌入燈具,採用了這些燈具的現有Category纜線,無需再進行獨立的接線或安裝。獨立式感測器(燈具外部)採用了無線通訊和能量採集技術,不再需要對這些單元採用任何點對點的電力佈線和通訊佈線。這種附加的網路基礎設施與環境完美融合,外觀不會有突兀感,而又可以在很大範圍內覆蓋建築中的不同區域。

增強員工的生產力是此次大範圍改造工作的核心動機之一;因此,對工作空間中的眾多不同方面進行了考慮,以便提高生產力。在定義周圍環境方面,照明是一個重要的因素。現有的研究成果中有充分的證據證明,照明和工作表現之間存在著一定的關聯,員工的幸福感在其中發揮了調節作用。

研究同時表明,儘管照明本身不太可能會對工作表現產生較大的影響,但它也屬於幾個主要的因素之一,在結合之後,這些因素可以創造出健康的工作環境,有助於促進員工的參與、提高員工的幸福感和生產力。

例如預期員工會在開放式的辦公空間處理大部分工作,這裡提供了在生物動力學上符合晝夜節律(circadian)的照明功能。整合符合晝夜節律的照明方式,不僅可以為自然採光提供一種可行的替代方法,而且還可以對辦公室中的整體健康狀況與員工的快樂程度產生積極的影響。

該系統根據工作日程、感測器的輸入內容、本地控制或者這幾個方面的組合,針對相應的需求應用來推動了照明場景的使用。其中的理念是要創造一種非侵入式、直觀而又易用的照明系統,在成功佈署後,該系統可以在辦公空間內增進員工的健康。除了照明應用之外,還可以與其他大樓系統和辦公自動化系統分享感測器資料。將相同的感測器用於多種應用,在整體上減小了硬體設備在建築物中佔用的空間。

建築內的乙太網路照明 LED 燈具。

建築內的乙太網路照明LED燈具。

例如,燈具中整合的在場感測器(occupancy sensor)可以如預期在照明上發揮作用,與此同時還可與下列設備分享感測結果變化:

  1. 音視訊系統:透過無線中繼器,根據是否有人在場來開啟系統;
  2. 冷暖空調系統:藉由特定區域中是否有人在場的指示來調節氣流;
  3. 會議室排程系統:根據是否有人在場的指示來確認既定會議的預訂情況。

以上在BlueSky的應用案例,能將原本需要的4個感測器減少到1個。

享受遮陽效果

整合的物聯網系統作為一種數位基礎設施,其設計可為目前及未來的自動化智慧互聯系統提供極大的可擴展性,並且簡化了系統的整合。這種物聯網解決方案幫助解決了設計上遇到的任何挑戰,實現了極高的成本效益與能效。

由於此基礎設施已佈署妥當,GP可以利用極具成本效益的方式,輕鬆的添加低壓分類電纜,為低壓電動遮陽系統供電。這種遮陽簾具備多項優勢。位於最重要的會議室中的整合式系統可以自動啟動音視訊、調弱燈光、放下遮陽簾,然後在不使用音視訊時再以相反順序作業。

其他的優點包括能夠透過相同的Category電纜提供直流電源,以及使用佈署妥當的同一系統來控制遮陽簾,對建築物的動態照明進行管理。排程、在場感測器及日光感測器可提供全自動的遮陽控制功能,將產生的熱量保持在最低程度,不再產生刺眼的反光,為這座建築強化了智慧、自我調整的特性。

這一解決方案安裝簡便,還顯著的降低了成本並減少了對工作場所造成的中斷。僅有的成本只來自於新增此應用擴展時所需的元件。市場上領先的窗戶製造商和遮陽簾製造商已經為它們的電動遮陽簾採用了乙太網路供電技術,提供形形色色的方案。

透過乙太網路供電和控制的遮陽簾可在最大程度上實現節能,並提高員工的舒適度。這樣可使自然光進入室內,與此同時控制不必要又會引起不適的反光。在空調上節省的成本也相當可觀,而且隨著採用正確的日光控制策略,員工的生產力得到了極大的提升。

GP的成功要素

為了突出一些與基礎設施技術有關的非核心成功要素,GP實施了一系列以雲端為基礎的整合式軟體解決方案來提高員工的生產力,以及在這一新工作空間中的協同水準。主要的功能特點包括Office 365、數位看板、會議室排程及行動列印。這些功能作為主要的使能因素,為新的工作方式提供了良好的支援。

除了採用了新技術的基礎設施和軟體外,一個關鍵的成功要素就是提高了科技意識,並且增加了培訓和支援服務。GP推出了「工作更智慧」計畫(Working Smarter Program),提供了持續培訓並且強化了員工對公司的協同工具和生產力工具的意識。為了強化日常的技術支援,該公司還推出了走動式Tech Bar服務站,員工有任何基本技術問題或關切的項目,都能快速獲得支援。

行動工作空間範例。

行動工作空間範例。

此外,GP辦公室現在採取「自由座」(free address),也就是大多數員工不會被限制在一個指定的工作空間,而是在所屬團隊的樓層有一個分配的工作區,可以根據自己手邊的工作類型來選擇當天要採用的工作環境。是否擁有固定指派的辦公座位,會根據具體的業務需求和職能而有所變化。整體來說,個人辦公室的數量減少,而有更多的空間提供員工進行私下談話和協作,各個會議空間也配備了一致性的科技設備。

正是因為採用了新的樓層平面佈局,員工的生產力將會提高,也會更具創意與創新能力。這樣的空間允許實現多種協作方式,使知識的共用更方便、更自然。此外,「自由座」可以讓工作空間的使用更具效益——不再有閒置的辦公室,或是人員時常出差在外卻仍佔用一個工作空間的情況。

餐廳/用於協作的開放工作空間。

餐廳/用於協作的開放工作空間。

與過去相比較,人均可用空間更多,在GP中心大樓佔用的樓層數量減少,從而能釋出更多的空間支援公司本身規模的未來成長,或者可規劃對外出租。

這確實對公司成長有助益。GP的領導高層注意到,改造後的工作空間對公司的持續成長產生直接影響,新的設計和裝潢會讓他們能為團隊增添人員——無論是自然的擴張還是未來潛在的收購——讓新人很容易融入工作空間。當現有員工為這個現代化的辦公室自豪,也會激勵他們協助新人招募,讓新員工更快適應辦公室文化;如此樣可以強化公司吸引、留住人才的能力,並且透過更好的協作、團隊合作以及知識分享來提高生產力。

儘管只有時間才能證明 這個BlueSky改造專案,可以在多大程度上滿足專案執行團隊設定的目標,但所有的組成部分都已佈置妥當,並讓公司業務朝正面發展。員工們積極參與、充滿熱情,對於GP實現長期的成功並創造價值來說,這是最重要的一個推動因素。

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