經營一家公司許多年的經驗帶給我最大的樂趣之一,就是能主導產品的方向以及開發;啟動一個重要的新專案,讓所有相關人士參與並得到激勵,真的很令人興奮──因為那代表著我們所有人的未來,不是成功、就是失敗…我心中設定的目標是要讓所有的工程師、行銷人員與管理高層,都像我一樣感到振奮。

但總是會有人喜歡唱反調。這個人叫Tim,自訂的角色是闡述計畫或發展方向中,所有他認為不太對的地方,並指出我們可能會遭遇的風險;而且Tim非常聰明,還會在白板上用樹狀圖表示計畫或設計的各種可能發展。我常在想,他一定是通宵熬夜徹底從各方面進行研究…而且,如果他是對的,我們還真該擱置這個專案。

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我們的會議開放讓所有參與者自由發言,致力做到包容,所以當Tim開始在白板上寫他的分析時,站在他對立面的同仁就會開始捍衛自己的設計、反駁他的假設。這不是一個簡單任務,因為Tim真的很難對付、不輕易讓步;我總擔心其他人會因此而卻步,開始對專案感到不確定──我們可以如何利用這些反對者的意見,並獲得所有人的支持?

利用反對者意見來讓其他人參與

在每個會議中,總有一些人比較主動發表看法,但其他人只是安靜地坐著聽、不會表達意見;而這時候我扮演的角色是讓所有人參與。基本上我會用點名的方式,例如說:「Bob,針對Time的顧慮,你能提供大家你的看法嗎?」

於是大家的注意力會集中到一個原本安靜的與會者身上,並擴大了討論;而我會繼續點名,直到幾乎會議室中的每一個人都發表了看法。如此得到的結果是一場非常全面的討論。

找一個對的人來主持工程會議

我們最不希望看到的是有人堅持自己的想法而且難以動搖,而我們的會議主持人對於所有的意見都能妥善接受且珍視。這個主持人同時也是會議紀錄,她的風格是會真誠地接受所有意見,在某種程度上對於工程師的看法非常支持。

我們以前曾實驗過,找一個工程團隊的主管來當會議主持人,但問題是他有時覺得已經有答案了,就會因此限制討論。會議主持人應該是要非常平易近人,如此愛唱反調的或是其他所有人,才會覺得他們可以對會議有所貢獻,而且那些貢獻的意見也被認可了。

重視所有意見貢獻

我的目標是建立一個讓專案完成的團隊…當然,優秀的工程內容是必須的,但如果團隊中有人沒有做好負責的部分,就可能把專案搞砸、或者至少讓進度落後。透過每週一次與擁有不同意見的團隊成員舉行會議、溝通各種想法,包括正面與負面的,收集反對者的所有意見以及另一面的觀點,讓事情順利運作。

於是到了產品開發完成而且發佈的時候,每個人都會對於參與了開發一款優秀產品感到自豪;唱反調的人與另一方的人都會欣然接受這個成就,因為他們都認為自己有功勞。

我的看法是,愛唱反調的人其實做了有價值的工作;每個人因為所扮演的角色不同而會有不同的觀點,這是可以接受的,而放寬眼界非常重要──我們很容易會對自己的觀點太過自信,感覺那是唯一的出路。

如果沒有讓各種不同的意見呈現到檯面上,一個缺乏深思熟慮的計畫可能是以失敗告終,甚至為公司帶來災難、打擊員工士氣;就算後來證明他們的意見完全不正確,那些唱反調的人還是扮演了有價值的角色,因為他們迫使我們從各個方面來考量事情──向這些反對黨致敬!

編譯:Judith Cheng

(參考原文: Naysayers Add Value, Too,by Fred Molinari)